Digitale transformatie is allang geen technische aangelegenheid meer. Het raakt strategie, innovatie, publieksbereik, samenwerking en zelfs de weerbaarheid van organisaties. Voor DEN, landelijk kennisinstituut voor cultuur en digitale transformatie, is het daarom essentieel om niet alleen technologische ontwikkelingen te volgen, maar ook zicht te houden op politieke en beleidsmatige ontwikkelingen die invloed hebben op de cultuursector.
De afgelopen zes maanden onderzocht DEN hoe Polpo kan bijdragen aan hun public affairs- en monitoringsactiviteiten. We spraken hierover met Else Laura Rademaker, projectadviseur bij DEN, en onafhankelijk public affairs-adviseur Esmeralda Huizen vanuit de Lobby Coach.
DEN als aanjager van digitale transformatie
DEN ondersteunt culturele organisaties bij het ontwikkelen van hun digitale volwassenheid. Als onafhankelijk kennisinstituut helpt de organisatie de cultuursector bij het versterken van haar digitale basis, het ontwikkelen van digitale strategieën en het toekomstbestendig maken van organisaties.
“Digitale transformatie is een continu veranderproces dat de hele organisatie raakt,” vertelt Else Laura. “Van strategie en werkprocessen tot vaardigheden, publieksbereik en nieuwe verdienmodellen. Het gaat er voor de cultuursector uiteindelijk om relevant te blijven voor het publiek van de toekomst.”
Daarnaast zet DEN zich in voor een langjarige visie op digitale transformatie binnen de cultuursector. Daarbij staan thema’s als cybersecurity, publieksdata en ruimte voor innovatie centraal. Om deze agenda goed onder de aandacht te brengen bij politiek, ministeries en stakeholders, is inzicht in politieke ontwikkelingen onmisbaar.
Waarom politieke monitoring belangrijk is
Hoewel DEN geen traditionele lobbyorganisatie is, speelt public affairs wel een rol binnen de organisatie. Door politieke ontwikkelingen te volgen, kan DEN maatschappelijke en beleidsmatige veranderingen tijdig signaleren, kansen identificeren en gesprekken met Kamerleden, ministeries en samenwerkingspartners goed voorbereiden.
“Wij brengen kennis en praktijkervaring uit de cultuursector in bij politiek en beleid,” legt Else Laura uit. “Om dat effectief te doen, moeten we weten wat er speelt, welke onderwerpen op de agenda staan en hoe verschillende partijen naar onze thema’s kijken.”
Juist in een domein dat zich bevindt op het snijvlak van cultuur, digitalisering en innovatie, is het belangrijk om inzicht te hebben in uiteenlopende debatten, beleidsstukken en politieke prioriteiten.
Snel inzicht in een nieuw politiek landschap
In de afgelopen maanden bood Polpo DEN vooral ondersteuning bij het snel verzamelen en interpreteren van politieke informatie.
“Polpo heeft ons geholpen om politieke informatie snel en overzichtelijk te vinden,” vertelt Esmeralda. “We konden ons verdiepen in het nieuwe kabinet, nieuwe woordvoerders op Cultuur en Digitale Zaken en de onderwerpen die zij belangrijk vinden. Die inzichten gebruiken we vervolgens bij gesprekken met stakeholders en beleidsmakers.”
Voor DEN bleek niet alleen de informatie waardevol, maar juist ook de begeleiding rondom het gebruik van het platform.
“Wat wij bijzonder hebben gewaardeerd, is de persoonlijke ondersteuning,” aldus Esmeralda. “Het team denkt actief mee over de inrichting van de monitor, zoekacties en relevante bronnen. Die deskundige begeleiding heeft ons geholpen om goed te ontdekken wat Polpo voor DEN kan betekenen.”
De kracht van debattranscripties en AI
Een van de functies die DEN het meest heeft gebruikt, zijn de debattranscripties binnen Polpo.
“Die transcripties zijn waardevol,” zegt Else Laura. “Je kunt direct zien waar jouw onderwerp aan bod komt, relevante passages worden gemarkeerd en je kunt precies terugluisteren wat er is gezegd. Dat helpt niet alleen om de inhoud beter te begrijpen, maar ook om de context en toon van een debat mee te krijgen.”
Ook de AI-functionaliteiten vielen positief op.
“De AI Assistent maakt politieke informatie toegankelijker,” vertelt Esmeralda. “Waar je met zoekwoorden soms veel resultaten krijgt, helpt de AI Assistent om sneller de juiste informatie boven water te halen. Het werkt als een sparringpartner tijdens je zoektocht naar relevante politieke ontwikkelingen.”
Voor een organisatie als DEN, waar politieke monitoring ondersteunend is aan een bredere strategie, draagt deze gebruiksvriendelijkheid bij aan de meerwaarde van het platform.
Een gedeelde visie op digitale innovatie
Wat DEN en Polpo verbindt, is een gedeelde overtuiging dat technologie organisaties kan helpen betere keuzes te maken en slimmer te werken.
“Wij helpen culturele organisaties bij digitale transformatie, terwijl Polpo politieke en beleidsinformatie toegankelijk maakt met behulp van technologie en AI,” zegt Else Laura. “In beide gevallen draait het om het beter benutten van informatie, het herkennen van ontwikkelingen en het maken van goed onderbouwde keuzes.”
Het verkennen van Polpo paste daarom binnen de eigen digitale strategie van DEN. De organisatie stimuleert culturele instellingen immers voortdurend om nieuwe digitale mogelijkheden te verkennen en toe te passen.
“Als wij organisaties adviseren om te experimenteren met nieuwe technologieën, vinden we het belangrijk om dat zelf ook te doen,” aldus Else Laura.
Waardevolle inzichten, juist op de momenten die ertoe doen
DEN concludeerde uiteindelijk dat een uitgebreide politieke monitor vooral waardevol is op momenten waarop belangrijke beleidsstukken, debatten of politieke ontwikkelingen spelen. Omdat politieke monitoring slechts een onderdeel vormt van hun bredere werkzaamheden, is de behoefte minder structureel dan bij organisaties die zich dagelijks bezighouden met public affairs.
Toch heeft de inzet van Polpo waardevolle inzichten opgeleverd. “Op de momenten dat we politieke ontwikkelingen echt moesten volgen, heeft Polpo ons geholpen,” zegt Esmeralda. “Voor organisaties met een actieve public affairs-functie zien wij dan ook meerwaarde door de combinatie van krachtige technologie, AI en persoonlijke begeleiding.”
Voor DEN was de samenwerking een passend voorbeeld van waar digitale transformatie uiteindelijk om draait: nieuwe mogelijkheden verkennen, experimenteren en leren van innovatie in de praktijk.